일본 개인사업자가 알아야 할 계약서·청구서 기초

일본에서 프리랜서로 일하기 시작하면 제일 먼저 부딪히는 게 계약서와 청구서 작성입니다. 서류 형식이 생각보다 까다롭더라고요. 특히 2023년 10월부터 시행된 인보이스 제도(적격청구서 등록제도) 이후로는 청구서 하나 쓰는 데도 신경 쓸 게 늘었습니다.

계약서는 꼭 필요한가

프리랜서끼리, 혹은 작은 회사와 일할 때 계약서 없이 구두나 이메일로 진행하는 경우도 여전히 많습니다. 다만 금액이 크거나 장기 프로젝트라면 업무위탁계약서(業務委託契約書) 정도는 받아두는 게 안전합니다. 저도 초반에는 “메일로 조건 정리했으니 됐다” 싶었는데, 나중에 대금 지급이 늦어지거나 업무 범위가 애매해졌을 때 계약서가 없으니 곤란했던 적이 있습니다. 클라이언트가 먼저 계약서 양식을 주는 경우가 많고, 없으면 직접 간단한 템플릿을 만들어 보내도 무방합니다.

업무위탁계약서에 최소한 담아두면 좋은 항목은 업무 범위, 납기, 보수 금액과 지급 시기, 수정 대응 범위, 그리고 계약 해지 조건 정도입니다. 특히 “수정은 몇 회까지”, “추가 작업 시 비용은 어떻게”를 적어두면 나중에 범위가 늘어날 때 근거가 됩니다.

청구서, 인보이스 제도 이후 달라진 점

2023년 10월부터 소비세 매입세액공제를 받으려면 거래 상대방이 “적격청구서 발행사업자“로 등록돼 있어야 합니다. 프리랜서도 등록번호(T로 시작하는 13자리)를 받아 청구서에 기재할 수 있는데, 등록을 안 하면 거래처 입장에서 매입세액공제가 안 되니 거래를 꺼리는 경우가 생길 수 있습니다. 매출 규모가 작아서 면세사업자로 남아 있던 분들도 이 부분 때문에 등록 여부를 고민하게 되더라고요.

등록을 하면 소비세를 신고·납부할 의무가 생기고, 안 하면 거래처가 공제를 못 받는 대신 본인은 소비세 납부 의무가 없습니다. 어느 쪽이 유리한지는 거래처 구성에 따라 갈립니다.

거래처가 대부분 법인이라 매입세액공제를 신경 쓴다면 등록이 사실상 필요하고, 반대로 최종 소비자를 상대하는 일이 많다면 면세 유지가 나을 수 있습니다. 등록은 한 번 하면 되돌리기 번거로우니, 본인 거래처 구성을 먼저 따져보시길 권합니다.

청구서에 들어가야 할 기본 항목은 상단 체크리스트에 정리한 다섯 가지입니다. 이 항목이 빠지면 적격청구서로 인정받지 못하니, 엑셀이나 청구서 발행 소프트웨어 템플릿에 다 있는지 한 번쯤 확인해보시길 권합니다.

원천징수, 놓치기 쉬운 부분

디자인, 원고 집필, 통역·번역, 강연료 등 특정 업종은 클라이언트가 보수 지급 시 소득세를 원천징수(源泉徴収)하고 나머지를 지급하는 경우가 있습니다. 세율은 지급액 100만 엔 이하 부분에 대해 10.21%인데, 이건 업종과 계약 형태에 따라 다르니 청구서를 보내기 전에 클라이언트 쪽에 원천징수 대상인지 물어보는 게 확실합니다.

예를 들어 보수 50만 엔짜리 디자인 작업에 원천징수가 적용되면, 실수령액은 다음과 같이 계산됩니다.

원천징수된 세액은 사라지는 돈이 아니라 미리 낸 소득세입니다. 이듬해 확정신고에서 이미 원천징수된 금액을 정산해, 많이 냈으면 환급받고 부족하면 추가 납부합니다.

계약서와 인지세

종이로 작성한 계약서 중 일정 금액 이상의 청부계약서(請負契約書) 등은 인지세(収入印紙) 대상이 될 수 있습니다. 다만 청구서 자체는 인지세 대상이 아니고, 계약서도 PDF나 전자 서명으로 주고받으면 인지세가 발생하지 않는 경우가 많아서, 요즘은 아예 전자계약으로 처리하는 클라이언트가 늘었습니다. 저도 최근 몇 년간은 종이 계약서를 거의 안 써봤네요.

정리하면, 종이 청부계약서는 금액에 따라 인지세가 붙을 수 있지만 전자계약은 그 부담이 없다는 점 정도만 기억해두면 됩니다.

이 글에서 다루는 용어

業務委託契約書ぎょうむいたくけいやくしょ | 업무위탁계약서

업무를 위탁하고 수행하는 조건(범위·보수·납기 등)을 정한 계약서. 프리랜서가 클라이언트와 맺는 대표적인 계약 형태입니다.

適格請求書てきかくせいきゅうしょ | 적격청구서

인보이스 제도에서 매입세액공제의 근거가 되는 청구서. 등록번호와 세율별 소비세액 등 정해진 항목을 갖춰야 인정됩니다.

源泉徴収げんせんちょうしゅう | 원천징수

보수를 지급하는 쪽이 소득세를 미리 떼고 나머지를 지급하는 제도. 디자인·원고·통역 등 특정 업종이 대상이며, 이듬해 확정신고에서 정산됩니다.

収入印紙しゅうにゅういんし | 수입인지

일정 금액 이상의 종이 계약서 등 과세 문서에 붙이는 인지. 인지세를 납부했다는 표시이며, 전자계약에는 원칙적으로 발생하지 않습니다.

※ 이 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며, 개별 세무/법률 상담은 세무사·행정서사 등 전문가 또는 관할 기관에 확인하시기 바랍니다.